Se você é proprietário de um pequeno mercado, entender a importância da gestão de estoque pode ser a chave para se diferenciar da concorrência. Com recursos, muitas vezes, mais limitados, você sabe o quão importante é maximizar cada centavo investido.
Mas, afinal, o que é gestão de estoque? Ao contrário do que alguns possam pensar, não se trata apenas de manter prateleiras abastecidas. Gestão de estoque são estratégias para garantir que seus produtos estejam disponíveis no momento certo, evitar itens vencidos e otimizar o espaço dedicado ao armazenamento.
Quer saber mais? Continue para ver as 7 melhores estratégias para manter o estoque na gestão de pequenos negócios!
1. Determine seus objetivos
Muitas vezes, interpretamos um alto ou baixo volume de estoque como sinal de que não estamos fazendo um bom trabalho. Mas a raiz do problema pode não estar na eficiência do gestor, e sim na ausência de objetivos que orientem as etapas do controle de estoque.
Para definir objetivos, é importante seguir alguns passos:
- Avalie a situação atual do estoque para identificar pontos fortes e áreas que precisam de melhoria;
- Defina metas claras e específicas, como reduzir o nível de estoque em X% ou aumentar a rotatividade em Y%;
- Crie um plano com ações para alcançar cada meta, incluindo a implementação de novas tecnologias ou mudanças nos processos de compra e armazenamento.
Portanto, em vez de se culpar pelo volume de estoque, é importante analisar se existem objetivos bem definidos que guiem todos os processos envolvidos.
2. Realize um gerenciamento de inventário
O inventário é o processo de contagem física e verificação dos produtos armazenados em um depósito ou armazém. Esse processo pode ser realizado de várias formas, dependendo das necessidades e capacidades da empresa.
Você pode estar pensando: “isso dá muito trabalho!” Mas os benefícios valem a pena. Saber o que você armazenado diminui o risco de compras desnecessárias e economiza dinheiro. Contagens frequentes também ajudam a identificar perdas por roubo, danos ou erros.
Agora que você já entendeu a importância, vamos para a prática. Como fazer um inventário para a administração de estoque? Aqui vão algumas dicas de ouro:
- Nada de deixar o gerenciamento de inventário para a última hora. Planeje com antecedência quando e como vai fazer o inventário;
- Contou uma vez? Faça uma verificação cruzada e conte de novo para garantir.
- Anote tudo. Registros detalhados são seu melhor amigo.
Pense na gestão de inventário como uma faxina no estoque: chato, mas necessário. Com um bom planejamento, os inventários se tornam uma rotina e trazem benefícios para o negócio.
3. Defina um método de identificação dos produtos
Já se sentiu perdido procurando um produto específico no meio de um estoque bagunçado? Se sim, sabe como isso pode ser frustrante. Uma solução simples para evitar esse problema é definir um método de identificação dos produtos. Aqui estão algumas sugestões:
- Códigos de barras podem ser facilmente escaneados e agilizam o processo de entrada e saída de produtos;
- Códigos QR podem ser escaneados com dispositivos móveis;
- Em operações menores, a identificação manual com etiquetas escritas pode ser suficiente.
Com produtos bem identificados, encontrar o que você precisa no estoque será muito mais rápido e fácil.
4. Determine as quantidades mínimas e máximas
Se você tiver muito estoque parado, está gastando dinheiro com armazenamento e imobilizando capital que poderia ser usado em outras áreas. Por outro lado, se você tiver pouco estoque, corre o risco de não atender à demanda dos clientes e perder vendas. Então, definir as quantidades mínimas e máximas ajuda a encontrar um equilíbrio ideal.
A quantidade mínima é o nível de estoque que desencadeia a reposição. Deve cobrir a demanda durante o tempo de reposição. Uma fórmula simples é:
Quantidade Mínima = Demanda Diária Média x Tempo de Reposição
A quantidade máxima é o limite superior que você deseja manter para evitar excesso de estoque. Deve considerar a demanda futura e o espaço disponível no armazém. Uma fórmula básica é:
Quantidade Máxima = Quantidade Mínima + Lote de Reposição
Mas lembre-se: as necessidades mudam ao longo do tempo. Então, é importante ajustar as quantidades com base nas novas informações de vendas e mudanças no mercado.
5. Registre as entradas e saídas
Decisões importantes, como compras, promoções ou ajustes de preços, são baseadas em dados de estoque. Sem registros precisos das entradas e saídas de produtos, essas decisões podem levar a resultados prejudiciais, como excessos ou faltas de produtos.
Para não errar, considere os seguintes passos.
- Estabeleça procedimentos para registrar cada entrada (recebimento de fornecedores, produção interna) e cada saída (vendas, transferências entre unidades);
- Cada registro deve incluir informações como data, quantidade, descrição do produto, número de lote (se aplicável) e motivo da movimentação;
- Além dos registros diários, programe inventários para reconciliar os dados registrados com o estoque físico.
Um sistema de registro simplifica operações e libera tempo para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio
6. Acompanhe o giro dos produtos
Alguns produtos vendem em pouco tempo, enquanto outros podem acabar ficando acumulados no estoque por meses a fio. Esse descompasso geralmente acontece quando não há um monitoramento preciso do giro de estoque.
Mas, afinal, o que é isso? Em termos simples, giro de produtos é a velocidade com que os itens do seu inventário são vendidos e substituídos.
Quanto maior o giro, mais rápido um produto sai do estoque e é substituído por um novo. Por outro lado, um baixo giro indica que os produtos estão demorando mais para serem vendidos e, portanto, ficam mais tempo estocados.
Se não sabe por onde começar a monitorar a rapidez de vendas dos produtos, aqui estão algumas sugestões.
- Defina métricas de desempenho, como taxa de rotatividade de estoque e tempo médio de permanência em estoque, para avaliar o giro dos produtos;
- Faça revisões dos dados de vendas e ajuste seu estoque conforme necessário para alinhar-se com as preferências do cliente;
- Fique atento quando determinados produtos têm pouca saída, pois eles podem se tornar obsoletos ou vencidos antes mesmo de serem vendidos.
Acompanhe o giro de estoque para não correr o risco de perder vendas porque um item popular está esgotado ou perder dinheiro devido a mercadorias que ficam encalhadas.
7. Conte com a ajuda da tecnologia
A gestão de estoques tradicional, baseada em métodos manuais, muitas vezes é propensa a erros humanos e limitada em termos de análise e previsão. Mas a boa notícia é que você já pode contar com várias ferramentas para esse processo.
- Sistema de Gestão de Estoque (SGE) para automatizar tarefas repetitivas, como registros de entrada e saída, atualizações de inventário e geração de relatórios;
- Tecnologias de identificação, como RFID e códigos de barras, para facilitar o rastreamento de produtos.
Essas ferramentas não são exclusivas de grandes empresas. Pelo contrário, podem beneficiar também pequenos negócios.
Esperamos que tenha gostado dessas estratégias simples que podem fazer uma grande diferença na eficiência da sua gestão de estoque. Para melhorar ainda mais a reposição de produtos, conte também com atacadistas como fornecedores. Assim, você tem acesso a uma ampla variedade de produtos a preços competitivos e condições favoráveis de compra.
Ainda ficou com alguma dúvida? Aproveite para deixar seu comentário!
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