Fluxo de caixa: segredos para reduzir custos em restaurantes

O fluxo de caixa é uma atividade voltada para o controle das entradas e saídas de dinheiro do caixa das empresas. Adotando essa prática, os gestores e profissionais que cuidam das finanças, conseguem ter mais clareza com relação aos recursos e a forma como eles estão sendo empregados no negócio.

No segmento de alimentação, principalmente restaurantes, bares e lanchonetes, é preciso dedicar uma atenção especial ao assunto, já que investir em um bom fluxo de caixa contribui para a saúde financeira, manutenção das operações, pagamento de fornecedores e aquisição de insumos.

Somado a isso, o fluxo de caixa em restaurantes ajuda a prever qual será o saldo disponível em data futuras, fornecendo dados estratégicos para a gestão. Embora este seja um assunto conhecido entre os gestores, ainda é comum existirem dúvidas, pensando nisso, desenvolvemos este artigo com dicas sobre como executar um planejamento de fluxo de caixa financeiro em seu restaurante. Descubra!

Faça o registro de todas as entradas e saídas

Quando se aprende como fazer fluxo de caixa uma das primeiras lições é: registre todas as entradas e saídas de dinheiro. Essa é a premissa básica de qualquer operação bem-sucedida. Independente do tamanho do seu restaurante, do volume das entradas e saídas, é recomendado manter uma rotina rigorosa de controle.

Um dos principais erros dos gestores está em negligenciar o controle de pequenos valores, achando que eles não farão diferença no controle do caixa. Esse pensamento, equivocado, precisa ser um ponto de atenção na gestão, a medida que pequenos valores, quando somados, podem representar quantias expressivas.

Calcule o saldo diário

Para manter um controle de fluxo de caixa consistente no seu restaurante é válido manter uma rotina diária de calculo do saldo. Esse é processo é muito simples e consiste em duas etapas:

• Registro de todas as entradas realizadas durante o dia, incluindo vendas de refeições, pagamentos de fornecedores, despesas operacionais, entre outros;
• Ao final do dia, depois de encerradas as atividades, subtraia o total de saídas do total de entradas, o resultado será o saldo diário do fluxo de caixa.

O controle diário dessas informações ajuda a identificar o desempenho do restaurante no dia a dia, assim, fica mais fácil identificar se ele está gerando mais lucros ou prejuízos. Essa prática fornece informações que ajudam no controle das finanças, planejamento de despesas e qualifica o processo de tomada de decisão.

O cálculo do saldo diário pode ser feito manualmente, usando uma planilha ou por meio de softwares de gestão, que automatizam todo o processo, além de oferecer recursos adicionais como emissão de relatórios e gráficos.

Negocie com os fornecedores

Essa é uma dica vai fazer toda a diferença na gestão financeira do seu negócio. Embora seja uma prática eficiente ela é pouco citada quando o assunto é gestão de fluxo de caixa.

A ideia é que a análise de fluxo de caixa seja incorporada à rotina diária do restaurante, assim, caso você identifique um ponto sensível e a possível falta de recursos para cumprir com as obrigações, terá tempo hábil para entrar em contato com os fornecedores, negociando prazos de pagamento.

Manter um bom relacionamento com os fornecedores ajuda a lidar com situações difíceis, especialmente aquelas que envolvem dificuldades financeiras. A gestão de fluxo de caixa traz essa segurança já que antecipa eventuais necessidades e favorece a adoção de medidas preventivas, inclusive, no planejamento de compras de insumos e negociação de prazos com os fornecedores.

Realize projeções financeiras

A projeção de fluxo de caixa é provavelmente uma das ferramentas mais interessantes para os gestores de restaurantes. As informações obtidas por meio da elaboração do fluxo de caixa permitem antecipar cenários, identificar gargalos e tomar decisões estratégias visando a redução de custos e otimização da rentabilidade do negócio.

Você pode fazer essas projeções em diferentes etapas começando com análises históricas, seguido de projeções de receita, de custos, criação de cenários e identificação de gargalos. A seguir, explicamos o passo a passo para realizar cada uma delas. Confira!

Análise histórica

Para fazer uma projeção financeira a partir do fluxo de caixa você deve começar analisando o histórico. Nesta etapa, é interessante avaliar a existência de padrões sazonais, como por exemplo, dias, meses em períodos de tempo de maior e menor movimento.

Com isso, estude o comportamento dos custos nestes diferentes períodos. Esse processo de análise servirá como base para a projeção de receitas e custos.

Projeção de receitas e custos

A partir das informações levantadas na etapa anterior, projete as receitas e custos, leve em consideração fatores como: custos fixos e variáveis, sazonalidade, tendências de mercado, datas comemorativas e eventos especiais.

Concepção de cenários

Para tornar o processo de projeção mais sofisticado o gestor financeiro pode criar cenários dentro das projeções. Crie um cenário otimista e um cenário pessimista, avaliando os possíveis impactos de cada um deles nas finanças e medidas que poderão ser adotadas caso eles se concretizem.

Identificação de gargalos

Comparando as projeções de receitas e custos você terá condições de identificar os gargalos financeiros, acessando dados como: meses com custos elevados e períodos com baixo fluxo de caixa. Com base nessas informações será mais fácil definir as medidas que serão adotadas para promover a gestão das finanças, reduzindo custos e otimizando a rentabilidade.

Entre as ações que podem ser adotadas estão a já mencionada negociação com fornecedores, além da redução de custos de mão de obra, otimização de estoque e, eventualmente, o aumento dos preços.

Mantenha o fluxo de caixa atualizado

Quando se fala sobre a importância do fluxo de caixa, outro aprendizado base é sobre a necessidade de mantê-lo sempre atualizado. Com dados concretos e atualizados a visão da situação financeira do restaurante é mais precisa já que o gestor sabe exatamente quanto dinheiro tem em caixa.

Além disso, o monitoramento regular as informações permite antecipar problemas de liquidez e gerenciar o capital de giro. Desta forma, a empresa consegue tomar medidas preventivas, aproveitar oportunidades de investimento e estruturar um planejamento financeiro sólido.

Use a tecnologia

Com o avanço da tecnologia, muitas ferramentas e recursos podem ser usados na otimização e qualificação do processo de gestão de fluxo de caixa em restaurantes. Entre eles, podemos destacar os sistemas ERP que integram diferentes setores do restaurante, automatizando o registro de transações, a geração de relatórios e o acompanhamento de indicadores.

Existem também softwares específicos para restaurantes que oferecem funcionalidades que incluem não só a gestão de fluxo de caixa mas também o controle destoque, gestão de pedidos e integração com sistemas de ponto de venda.

Diferente do que muitos gestores acreditam, o controle de fluxo de caixa vai além de uma atividade contábil. O monitoramento das entradas e saídas é um ferramenta estratégica que tem potencial para promover a saúde financeira do negócio, mitigando riscos e criando um ambiente favorável para o crescimento.

Como você viu, além de ajudar no planejamento financeiro, o controle do fluxo de caixa permite que o restaurante se prepare para períodos de alta e baixa demanda, garantindo sua competitividade e promovendo sustentabilidade financeira em um mercado altamente competitivo. .

Você tem alguma dúvida ou gostaria de compartilhar sua experiência com o fluxo de caixa? Deixe um comentário neste post para trocarmos conhecimentos sobre o tema!

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