Gestão de custos: aprenda como fazer em pequenos negócios

07/01/2025 7 mins

Os donos de micro e pequenos negócios no Brasil lidam com o risco do fechamento prematuro. E sabe o que está por trás disso, na maioria dos casos? A falta de uma boa gestão de custos.

Muitos empreendedores começam com uma ideia incrível, mas acabam tropeçando quando o assunto é organizar as finanças. Isso não acontece por falta de dedicação, mas porque, muitas vezes, não sabem como controlar o fluxo de caixa e perdem o controle da situação.

Mas, afinal, o que é gestão de custos? Resumidamente, é a prática de identificar, organizar, acompanhar e controlar todos os gastos de um negócio.

Parece básico, mas é aqui que muita gente escorrega: não basta anotar as despesas por alto e achar que está tudo certo. Gerenciar os gastos é entender como cada centavo impacta o lucro e usar essa informação para tomar decisões mais inteligentes.

Existem algumas barreiras que tornam esse processo desafiador para pequenos negócios, mas acredite: a gestão é a única salvação para a grande maioria. Neste manual prático de finanças, vamos explicar os tipos de custos que você precisa conhecer e o passo a passo de como fazer uma gestão de custos. Confira e tire suas dúvidas!

Quais são os tipos de custos nas empresas?

Conhecer os tipos de custos é o primeiro passo para não deixar o dinheiro escapar sem você perceber. Vamos simplificar isso?

Custos fixos

Aqui estão os gastos que não mudam, mesmo se você não vender nada. O aluguel continua vindo, os salários são pagos e a internet não perdoa. É bom porque você sabe o que esperar todo mês, mas se não controlar, eles viram um peso no orçamento.

Custos variáveis

Esses são os gastos que oscilam conforme a produção ou venda. Vendeu mais? Vai gastar mais com matéria-prima, embalagens e até comissões. O segredo aqui é ficar de olho para eles não subirem demais e comerem o lucro.

Custos diretos

São os gastos ligados diretamente à produção de um produto ou serviço. Exemplo: matéria-prima e mão de obra específica. São fáceis de identificar e fundamentais para precificar de forma correta e justa.

Custos indiretos

São os gastos necessários, mas não podem ser associados a um único produto. Exemplo: contas de energia, materiais de limpeza e salários administrativos. Eles mantêm a operação funcionando.

Custos operacionais

Os custos operacionais são os gastos do dia a dia da empresa, como materiais de escritório, manutenções e serviços. São essenciais para manter tudo funcionando.

Como fazer a gestão de custos em pequenos negócios?

Se você está tentando organizar as finanças e garantir que o lucro não escorra pelos dedos, chegou a hora de se mexer. Vamos mostrar seis etapas para colocar ordem nessa bagunça e dar algumas dicas. Vamos nessa?

Mapeie os custos

Você precisa saber exatamente para onde está indo o seu dinheiro. Mapear os custos significa fazer um levantamento de todos os gastos da empresa, desde os maiores, como aluguel, até os menores, como aquele cafezinho para os clientes.

A visão completa é o primeiro passo para entender onde dá para economizar e o que pode ser melhorado. Algumas dicas de como mapear custos:

anote todos os gastos, mesmo os menores;
classifique os custos em categorias: fixos (que não mudam) e variáveis (que oscilam);
use planilhas ou aplicativos para facilitar o registro;
faça uma revisão diária ou semanal para não deixar passar nada.

Não se esqueça: você só pode controlar o que conhece. Se os custos estão “escondidos”, eles vão continuar prejudicando sua margem de lucro.

Crie um orçamento mensal

Depois de mapear, o próximo passo é estabelecer um limite de gastos com base nas receitas do negócio e nas despesas necessárias. Veja como usar algumas estratégias de custos para criar um orçamento bem feito e evitar surpresas:

defina uma estimativa realista de receita mensal;
separe uma parte da receita para os custos fixos e variáveis;
reserve uma porcentagem para imprevistos e investimentos;
priorize os gastos mais importantes e corte o que for supérfluo;
monitore o orçamento para garantir que tudo está dentro do planejado.

O orçamento é uma ferramenta de controle, mas ele só funciona se você tiver disciplina para segui-lo.

Defina metas

Sem objetivos específicos, você acaba tomando decisões financeiras no impulso e perde o controle. Metas ajudam a dar um direcionamento para o seu dinheiro e a identificar oportunidades de crescimento. Veja como definir essas metas:

estabeleça metas de curto, médio e longo prazos;
calcule quanto dinheiro precisa ser economizado ou investido para atingi-las;
monitore o progresso mês a mês para ajustar o que for necessário;
use metas realistas e alcançáveis para manter a motivação;
defina prazos para cada meta e se comprometa a cumpri-los.

As metas financeiras não servem só para economizar dinheiro, elas servem para impulsionar o crescimento do seu negócio.

Faça uma análise regular dos custos

Não adianta mapear e criar um orçamento se você não fizer análise de custos constante. Essa etapa é o momento de entender se os gastos estão realmente alinhados com o que foi planejado e identificar onde é possível otimizar. O que você precisa fazer:

compare os custos reais com o orçamento todos os meses;
avalie como investir na redução de custos;
veja se os custos variáveis estão crescendo muito rápido;
faça ajustes sempre que perceber desvios no orçamento.

O controle de custos deve ser um hábito. Pequenos ajustes feitos regularmente evitam que problemas cresçam sem você perceber.

Negocie com fornecedores

A negociação com fornecedores pode parecer desconfortável no começo, mas é uma das melhores formas de reduzir custos e aumentar a margem de lucro.

Fornecedores são parceiros do seu negócio e, muitas vezes, estão abertos a oferecer melhores condições para manter uma relação de longo prazo. Como começar a negociar do jeito certo para garantir a otimização de custos:

converse para buscar descontos ou melhores prazos;
pesquise o mercado e compare preços com a concorrência;
negocie compras em maiores volumes para conseguir melhores condições;
procure formas de pagamento que ofereçam benefícios ou descontos;
considere trocar de fornecedor se o custo-benefício não for bom.

Negociar é uma habilidade que pode ser aprendida e aprimorada. Nunca tenha medo de pedir melhores condições — o não você já tem.

Conte com a tecnologia

Hoje em dia, gerenciar custos na ponta do lápis não faz mais sentido. A tecnologia oferece ferramentas que automatizam processos, organizam as informações e facilitam a análise dos dados. Entenda como economizar tempo e reduzir erros humanos:

use softwares de gestão financeira para automatizar registros com inteligência artificial;
adote aplicativos que ajudem a controlar o fluxo de caixa;
integre sistemas de controle de estoque para evitar desperdícios;
utilize plataformas de análise de dados para identificar padrões de gastos.

A tecnologia é uma aliada que pode transformar a forma como você gerencia o seu negócio. Escolha ferramentas simples, mas eficientes, que atendam às suas necessidades.

Vale a pena reforçar: a gestão de custos exige constância. Não é algo que você faz uma vez e pronto. É um processo contínuo que demanda organização, disciplina e, principalmente, um olhar atento para encontrar oportunidades de economia.

Quais estratégias você aplica na gestão de custos do seu negócio e funciona muito bem? Deixe seu comentário e compartilhe sua experiência com a gente!