Não perca 7 dicas de gestão de compras para pequenos negócios
A gestão de compras é uma área que engloba todas as atividades relacionadas à aquisição de produtos e serviços, desde a identificação das necessidades até o pagamento ao fornecedor. É um processo que, quando bem gerenciado, impacta na rentabilidade e na competitividade da empresa.
Embora pareça ser um processo complexo, ele deve ser implementado em todos os negócios, independentemente do porte ou segmento de atuação. Isso porque a gestão de compras vai além de simplesmente adquirir produtos.
Ela envolve a busca por fornecedores confiáveis, a negociação de melhores condições comerciais, o controle de estoque e a garantia da qualidade das mercadorias adquiridas. Assim, para as pequenas empresas, a gestão de compras torna-se uma peça-chave, já que cada centavo economizado faz diferença.
Pensando nisso, desenvolvemos este material com 7 dicas de gestão de compras para pequenos negócios. Conheça e comece a implementar na sua empresa!
1. Avalie as necessidades
A gestão de compras começa com a análise das suas necessidades. Elas são os elementos-base para garantir escolhas que otimizem o uso de recursos financeiros, o equilíbrio do estoque e o atendimento às demandas dos clientes.
Em evento recente realizado pelo Komprão, o empresário e consultor Dino Bueno destacou a importância de conhecer o negócio e entender quais são as suas necessidades. Para isso, é preciso olhar para o passado, mas também pensar com uma perspectiva do que você quer para o futuro.
Nesta etapa, considere entender quais são as metas, as expectativas de vendas e eventuais questões relacionadas à sazonalidade. Com o máximo de informações coletadas, você pode começar o processo de planejamento.
2. Faça um planejamento
Dino reforçou a importância do planejamento não só na gestão de compras, mas em todas as áreas do seu negócio. Para quem tem dúvidas sobre como colocar o planejamento em prática, o especialista destaca a necessidade de começar com a organização da rotina.
Em qual momento você vai sentar para planejar as suas compras? É preciso definir uma rotina, separar um tempo para olhar para o estoque, as suas metas de vendas e o objetivo de lucro. Isso precisa ser feito com frequência, considerando as demandas de compra do seu negócio.
Na hora de planejar as compras, é imprescindível levar em consideração as necessidades levantadas no primeiro tópico, além de definir os produtos que serão adquiridos e as quantidades necessárias.
3. Defina as quantidades
A definição das quantidades é um aspecto-chave quando falamos em eficiência financeira e qualidade na gestão de estoque. Neste sentido, Dino lembra:
o estoque tem um papel importante nas finanças da empresa e nas perdas. De tempos em tempos o gestor precisa fazer um inventário, pois isso ajuda a entender como realizar a gestão de compras e, eventualmente, identificar se parte do lucro não está sendo perdida em decorrência de vencimentos e perdas de estoque.
Outra dica interessante que pode ser aplicada na definição das quantidades que serão adquiridas é a formatação de uma ficha técnica dos produtos. Para quem tem restaurante, por exemplo, a padronização das quantidades e do consumo ajuda a entender quais são os volumes que precisam ser adquiridos dentro de cada ciclo de compras.
Além de considerar as quantidades de acordo com as necessidades e o fluxo do estoque, outra dica interessante do especialista pode ser adotada. Na aquisição de matéria-prima e insumos, não se restrinja a apenas uma marca.
Mesmo que você tenha uma marca preferida, considere manter em seu radar pelo menos três marcas prioritárias de consumo. Assim, caso tenha dificuldade de comprar a sua favorita por qualquer razão, você já tem duas outras opções em mente, tornando o processo de compra mais ágil.
Somado a isso, manter uma rotina de auditoria de estoque pelo menos uma vez por mês garantirá a eficiência da gestão de compras, reduzindo as perdas e contribuindo na definição das quantidades.
4. Tenha um orçamento
O orçamento serve como um guia financeiro para a sua tomada de decisão de compra. Estabeleça um limite de gastos para cada item ou categoria de produtos. Isso ajuda a garantir que as compras sejam realizadas de forma planejada, evitando gastos desproporcionais que possam comprometer o fluxo de caixa da empresa.
Somado a isso, o orçamento permite comparar os preços de diferentes fornecedores, negociar melhores condições e identificar oportunidades de economizar — falaremos mais sobre isso nos próximos tópicos.
A ideia é que você tenha ciência de que, com um orçamento bem definido, é mais fácil manter o controle sobre seus custos e tomar decisões mais planejadas e inteligentes sobre as suas compras, o que impacta positivamente na saúde financeira do seu negócio.
5. Pesquise fornecedores
Os seus fornecedores são uma parte importante do organismo que faz com que toda a operação da sua empresa aconteça. Dito isso, vale a pena trazer outro insight do encontro com o consultor Dino Bueno.
Você precisa enxergar a importância dos relacionamentos. Isso vale para o contato com os seus fornecedores, clientes e colaboradores. O que a empresa precisa ter e nutrir são bons relacionamentos, pois são eles que ajudarão a alcançar um resultado superior.
No caso das pequenas empresas, o cultivo do relacionamento com os fornecedores é ainda mais importante. Pesquise e conheça diversos fornecedores, busque bons preços e condições, mas considere ainda a confiança, o atendimento e o respeito aos prazos.
Construindo uma relação com uma rede de fornecedores confiáveis, você minimiza riscos como atrasos na entrega, problemas de qualidade e eventuais rupturas no estoque, garantindo a continuidade das suas operações e a satisfação dos seus clientes.
Além disso, um bom relacionamento com os fornecedores pode trazer outros benefícios, como prazos de pagamento mais flexíveis, descontos por volume, entregas mais rápidas e até produtos personalizados.
6. Compare preços
Dino destacou que é no processo de compra que a empresa consegue melhorar a sua margem de lucros, por isso, a comparação de preços é uma tarefa que merece atenção.
“Só vende bem (e lucra) quem compra bem. É na compra que você ganha dinheiro, que você melhora sua margem.”
Neste cenário, vale a pena pesquisar as opções de fornecedores e dar uma atenção especial às compras em atacado, já que elas costumam trazer preços diferenciados.
7. Negocie condições
Por fim, não deixe de negociar as condições com o seu fornecedor. Você gosta muito de um fornecedor e confia nele, mas os preços estão elevados? Não deixe de conversar e negociar. Com fornecedores que você já tem uma relação fortalecida, a negociação torna-se o caminho ideal para conseguir produtos de alta qualidade e que tenham um preço compatível com o seu orçamento.
Como você pode ver, a gestão de compras é um processo estratégico que vai além da simples aquisição de produtos. Implementando as dicas que trouxemos neste artigo, você tem poderá qualificar o processo de compras, otimizando o estoque, reduzindo perdas e melhorando o desempenho financeiro da sua operação.
Está planejando as compras na sua empresa? Entre em contato conosco e solicite informações sobre produtos e orçamento de compras.
