Processo de tomada de decisão: como otimizar na pequena empresa?

Otimizar o processo de tomada de decisão é vital para a saúde dos negócios, principalmente quando o gestor não tem muita experiência ou tem receio de se posicionar perante os desafios.

É importante salientar que uma eficiente tomada de decisão não significa agir de forma rápida, com imperícia, ultrapassando ou simplesmente desconsiderando dados e limites.

Ao contrário, demanda basear os posicionamentos em dados relevantes e atuais, bem como em análises objetivas ou intuitivas, quantitativas e alinhadas com o contexto, de modo que o gestor possa optar pelo melhor caminho, minimizando o uso de recursos e maximizando os resultados.

Tendo em vista isso, podemos sintetizar o seu conceito como um processo que demanda a escolha de uma opção em detrimento de outras perante um cenário específico, cujos resultados podem definir o sucesso ou o fracasso do negócio.

Neste post, reunimos as melhores sugestões para otimizar o processo decisório, conquistando os seus objetivos comerciais de forma mais eficiente e rápida. Continue a leitura a seguir para aprender mais sobre o assunto!

Identifique o problema

Antes de avaliar as opções ou partir diretamente para a solução de um problema, o gestor precisa entender todos os aspectos relevantes da situação ou inconveniente que está enfrentando. Para isso, vale a pena fazer determinadas perguntas.

• Qual é o problema central ou principal e quais os derivados?
• Quais são as causas subjacentes ao desafio que estou encarando?
• Quais são os prós e os contras das ações que estou considerando adotar?

Ao considerar estes pontos, o empreendedor consegue ter uma visão mais holística e integrada da situação e, consequentemente, tende a escolher a melhor abordagem sem ceder às decisões impulsivas.

Faça a análise SWOT

Acrônimo dos termos correspondentes em inglês para pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças, a análise SWOT é uma ferramenta de gestão importantíssima para uma correta tomada de decisão estratégica ou operacional.

Este recurso permite que os empreendedores analisem o ambiente externo, detectando as melhores oportunidades de negócio e as ameaças iminentes, como novos entrantes que reforcem a concorrência ou mudanças nas leis.

Também é fundamental para que o gestor do restaurante amplie a sua visão sobre o ambiente interno, entendendo as forças e as fraquezas do seu negócio.

Essa visão micro e macro permite escolher alternativas e definir soluções baseadas em dados integrados, calculando riscos e avaliando os possíveis resultados de forma efetiva. 

Considere as alternativas

Perante as múltiplas alternativas encontradas após a realização da análise SWOT, é bem provável que o gestor sinta urgência em acatar uma solução. Contudo, não recomendamos adotar a primeira solução mais viável.

Desse modo, o ideal é sempre considerar diferentes opções, pesando os prós e contras de cada uma. Inclusive, vale a pena fazer uma planilha ou escrever em um papel esses pontos.

Logo, você terá informações relevantes sobre cada alternativa, como benefícios, riscos, consequências, custos e tempo de implementação, garantindo uma visão mais ampla e isenta.

Adote metodologias

Existem abordagens especiais que podem elevar o nível de eficiência e qualidade do processo de tomada de decisão. Aqui, apresentamos algumas para você incluir no seu processo!

Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)

O ciclo PDCA, cujo acrônimo em tradução livre significa planejar, fazer, checar e agir, é um guia que pode ser aplicado para otimizar a análise de tomada de decisão tanto na esfera estratégica quanto no ambiente operacional.

Ao adotá-lo, o gestor obedece às etapas, planejando as ações, executando-as, controlando os resultados e, caso seja necessário, ajustando o processo.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como diagrama de causa e efeito, ajuda a identificar os fatores que geram um problema. Tendo em vista as raízes da situação, o gestor pode tomar uma decisão mais acertada, evitando escolhas fundamentadas apenas em sintomas superficiais.

Balanced Scorecard

Focada na esfera estratégica do negócio, a metodologia prioriza quatro perspectivas: processos internos, clientes, finanças e desenvolvimento.

Ao equilibrar os diversos pontos que influenciam o desempenho empresarial, o gestor consegue obter uma visão ampla sobre como cada decisão afeta os diferentes setores do negócio, alinhando-a à estratégia e aos objetivos em longo prazo.

Árvore de decisão

Este diagrama é uma ferramenta visual que ajuda os gestores a tomarem uma decisão quando há múltiplas alternativas em cima da mesa, pois permite comparar de forma clara as vantagens e desvantagens de cada uma.

Defina planos de ação

Logo após bater o martelo e optar por uma alternativa em detrimento de outras, é hora de traçar um plano de ação, transformando a decisão em atividades mensuráveis e práticas, que facilitem a execução e o controle dos resultados.

A estruturação adequada desse plano oferece ao empreendedor uma visão completa sobre as etapas necessárias para alcançar os objetivos desejados, detalhando os prazos, dividindo tarefas entre os profissionais envolvidos e distribuindo os recursos disponíveis.

Avalie os resultados

Após a definição do plano de ação e a sua execução, é vital prestar atenção nos resultados, comparando os reais com os esperados. Isso ajudará a entender se a solução adotada foi a correta ou se é preciso recalcular a rota, optando por outra alternativa.

Potencialize o processo de tomada de decisão

Em suma, um processo de tomada de decisão efetivo e valioso requer o cumprimento de uma série de etapas, como as mencionadas ao longo do nosso conteúdo.

Mas afinal, como saber se o processo decisório é, de fato, eficiente? Uma boa análise de alternativas focada na solução de um problema apresenta as seguintes características:

• objetivos claros;
• coleta de dados relevantes e suficientes para avaliar as opções disponíveis;
• objetividade e imparcialidade, sem interferências emocionais ou pressões externas;
• consideração da opinião de terceiros especialistas;
• uso de tecnologias e ferramentas que facilitem as comparações.

Ficou claro para você a importância de otimizar o processo de tomada de decisão? Por aqui, não temos dúvidas de que tomar decisões baseadas em dados, ponderadas e focadas na solução de um determinado problema perante um certo contexto, é fundamental para o sucesso de um pequeno negócio.

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