Validade de produtos: como controlar no mercadinho?

A correria do dia a dia, as filas no caixa e os fornecedores batendo à porta… Tudo isso faz do cuidado com a validade de produtos uma tarefa secundária. Mas precisamos te contar uma coisa: deixar isso de lado pode trazer mais dor de cabeça do que você imagina.

Produtos vencidos representam desperdício, prejuízo e insatisfação dos clientes. Afinal, ninguém gosta de comprar algo e descobrir que está impróprio para consumo.

Mas você não precisa entrar em pânico! Controlar a validade de produtos não é nenhum bicho de sete cabeças. Na prática, é uma tarefa que envolve monitorar de perto a data de vencimento de cada item, desde os produtos fresquinhos, como frutas e laticínios, até os de longa duração, como enlatados e produtos de limpeza.

Se você quer transformar o controle de validade no seu mercadinho em algo prático, está no lugar certo! Aqui, a gente vai listar maneiras que realmente funcionam para manter o estoque organizado e evitar que seus produtos passem do vencimento.

1. Faça um levantamento inicial

Antes de começar a organizar seu estoque, é importante checar as datas de validade mais próximas e os produtos que precisam ser descartados. Só assim você vai entender onde está o maior risco de vencimento e agir de forma preventiva. Veja como fazer isso:

• faça uma triagem dos produtos vencidos ou próximos do vencimento;
• organize os produtos em categorias de validade: curto, médio e longo prazo;
• anote as datas de validade de cada produto em uma planilha ou sistema de gestão.

O objetivo é simples: saber exatamente o que precisa de mais atenção e evitar o risco de perder produtos por descuido. Essa etapa inicial é o alicerce para todo o controle de validade de produtos.

2. Organize seu estoque

Quando o estoque é organizado, fica mais fácil visualizar os produtos com prazo de validade mais curto e usá-los primeiro. Para fazer esse controle, aqui estão algumas dicas:

• organize os produtos pela data de validade, com os mais próximos ao vencimento na frente;
• use prateleiras e divisórias para separar os itens de acordo com a categoria ou validade;
• crie zonas para produtos próximos ao vencimento.

A regra é: o que entra por último sai primeiro! A organização facilita o acesso aos produtos e permite que você sempre veja o que está prestes a vencer.

3. Registre a entrada dos produtos

Ao receber novos produtos, registre sempre a data de validade no sistema ou em planilhas. O registro serve como uma base para planejar as vendas ou ações promocionais para produtos próximos do vencimento. Você só precisa seguir os seguintes passos:

• ao receber novos produtos, anote imediatamente a data de validade no sistema;
• coloque uma etiqueta visível com a data de vencimento no produto;
• organize as entradas de forma que o mais recente entre na parte de trás, seguindo o sistema FIFO (First In, First Out).

Manter essa organização de forma automática com o registro de entrada cria um controle prático e evita que você perca a rastreabilidade dos produtos.

4. Realize inspeções regulares no estoque

É importante garantir que os produtos não passem da data de validade e que estão sendo armazenados corretamente. Veja como fazer inspeções de tempos em tempos e detectar problemas antes que eles se tornem um risco para a empresa:

• defina um cronograma de inspeções (semanal, quinzenal ou mensal);
• durante as inspeções, verifique se os produtos estão armazenados longe de fatores que possam comprometer a validade;
• crie uma checklist para inspeção, que inclua a verificação de datas e condições de armazenamento.

A ideia dessa etapa é identificar problemas, como produtos mal armazenados ou embalagens danificadas, que podem comprometer a validade dos produtos.

5. Treine a equipe

O controle de validade não depende apenas de processos, mas também de pessoas. Por isso, é indispensável treinar sua equipe para que todos saibam a importância desse controle e como devem atuar para que os produtos sejam usados dentro do prazo correto.

Algumas ações para realizar esse treinamento são:

• realize atualizações regulares sobre controle de validade e boas práticas de armazenamento;
• explique a importância de rotacionar o estoque e verificar as datas de validade;
• encoraje a equipe a fazer anotações de validade durante o recebimento e organização do estoque.

Uma equipe bem treinada sabe como fazer a execução das etapas de controle de validade. Quanto mais envolvida, mais eficaz será a gestão do estoque. 

6. Mantenha as etiquetas visíveis

A visibilidade das etiquetas de validade facilita o trabalho de todos, desde quem recebe os produtos até quem faz as inspeções. A falta de visibilidade pode levar a atrasos no controle e ao risco de deixar passar produtos com validade vencida.

Algumas maneiras de garantir a visibilidade das etiquetas são:

• certifique-se de que todas as etiquetas de validade estão visíveis e legíveis.
• use etiquetas de cores diferentes para identificar produtos próximos ao vencimento.
• Coloque as etiquetas de forma que não fiquem escondidas por outros produtos.

As etiquetas visíveis facilitam a inspeção e evitam que produtos com validade próxima sejam esquecidos. Dessa forma, fica mais fácil tomar as ações necessárias antes que o produto vença.

7. Tenha um sistema integrado

O uso da tecnologia facilita a tarefa de acompanhar o estoque em tempo real, fazer o rastreamento da validade automaticamente e gerar relatórios sobre os itens que estão prestes a vencer. Alguns sistemas usam inteligência artificial para oferecer essas e outras funcionalidades. Veja como escolher e integrar um ao seu mercadinho:

• escolha um sistema de gestão que permita o controle de validade em tempo real;
• integre o sistema com a contabilidade e compras para facilitar a reposição de estoque;
• utilize alertas automáticos para ser notificado sobre o vencimento de produtos.

Com um sistema integrado, o controle de validade se torna muito mais eficiente. Assim, você consegue acompanhar tudo sem precisar se preocupar com erros manuais.

Lembre-se: a chave para controlar a validade de produtos no mercadinho é manter a organização. Registre tudo com precisão e conte com uma equipe bem treinada para garantir que os itens sejam usados dentro do prazo correto.

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