Entenda como é feito o fechamento contábil de uma pequena empresa

28/02/2025 7 mins

O fechamento contábil é um procedimento essencial para a saúde financeira e sustentabilidade das empresas em longo prazo, incluindo, pequenos restaurantes.

Este processo consiste em uma revisão detalhada de todas as operações financeiras realizadas durante determinado tempo, por isso, normalmente, é feito no final de cada período.

Feito para garantir o registro adequado de todas as transações, a geração de relatórios fidedignos e a conformidade, o fechamento contábil promove uma tomada de decisão efetiva sobre o futuro do empreendimento.

Além disso, este procedimento permite ajustar os erros de lançamento e identificar incompatibilidades entre os custos de produção e os preços de venda, bem como deficiências no fluxo de caixa.

Quer otimizar o fechamento contábil do seu pequeno restaurante? Neste conteúdo, você encontrará um passo a passo detalhado para gerir o seu negócio com mais precisão e reforçar a conformidade perante os órgãos regulatórios.

Reúna a documentação necessária

Para fazer o encerramento contábil de modo adequado, você precisa coletar todos os documentos relevantes, como:

comprovantes de pagamento;
notas fiscais de compras e vendas;
registros de folha de pagamento;
comprovantes de empréstimos e/ou investimentos;
recibos de despesas operacionais (aluguel, água, energia, internet etc.).

Estes documentos permitem que as transações sejam registradas corretamente, assegurando o cumprimento das obrigações tributárias e fiscais, bem como a adoção de medidas em prol de melhores resultados financeiros.

Foque nos registros contábeis

Agora que você já tem todos os documentos necessários para fazer um fechamento de contas sem falhas, é hora de criar os registros seguindo o plano de contas.

Para isso, você deverá registrar as operações refletindo a sua natureza, por exemplo, compra, venda, recebimento e pagamento. No que tange ao fechamento mensal de um pequeno restaurante, considere as seguintes contas:

receitas — abrangem as entradas de dinheiro, como venda de refeições e delivery;
despesas — envolvem os custos operacionais, despesas administrativas, entre outros;
ativos — são os bens, como móveis, estoque e equipamentos;
passivos — são os compromissos financeiros, como impostos a pagar, contas de fornecedores e financiamentos.

O ideal é efetuar os registros de forma sistemática e contando com as ferramentas adequadas, como um sistema de gestão ou contábil, garantindo que todos os lançamentos sejam incluídos e estejam corretos.

Concilie as contas

Após registrar todas as contas no seu devido grupo, é hora de fazer a conciliação contábil bancária, comparando os registros com os extratos bancários.

Com a finalidade de oferecer um controle preciso sobre o caixa, este passo é extremamente crítico, pois garante que todos os valores sejam compatíveis e reflitam a realidade financeira do restaurante.

Caso existam divergências, o empreendedor precisará revisar as suas causas, considerando desde erros de digitação até a falta de registro, seja por conta do grande movimento, seja por falta de organização/atenção.

Garanta a conformidade e a transparência do fechamento de exercício, corrigindo possíveis erros ou omissões antes de finalizá-lo!

Faça os ajustes contábeis necessários

Depois de conhecer os motivos das inconsistências, você deve fazer os devidos ajustes contábeis, promovendo o reconhecimento dos números corretos. Entre os principais ajustes comuns em um pequeno negócio gastronômico, destacamos:

provisões de despesa — montantes que precisam ser provisionados para que as despesas sejam reconhecidas no período em que forem geradas;
depreciação de bens — ajuste contábil que reflete a perda de valor dos bens em decorrência do uso, desgaste ou obsolescência;
ajustes de estoques — revisar o estoque no fechamento contábil permite ajustar as quantidades registradas no sistema, garantindo o cálculo correto do custo de mercadorias vendidas, CMV;
receitas a apropriar — não registre os pagamentos antecipados no ato do recebimento, mas sim quando o serviço for entregue ao cliente, como eventos;
impostos a pagar — considere as mudanças nas alíquotas e na apuração de valores devidos, assegurando que o valor correto seja registrado nas demonstrações financeiras;
provisões de contingência — é importante fazê-las quando o negócio enfrenta disputas judiciais que possam acarretar obrigações financeiras, contabilizando possíveis prejuízos e custos.

Considere estes ajustes contábeis para otimizar a sua tomada de decisão, adotando ações focadas na realidade do negócio.

Elabore as demonstrações financeiras

Estes documentos servem para apresentar os resultados obtidos durante o período de forma clara, objetiva e compreensível. Veja quais demonstrações você precisa preparar a fim de realizar um fechamento contábil de excelência.

Demonstração de Resultados do Exercício (DRE)

Este documento proporciona uma perspectiva abrangente sobre a performance do estabelecimento durante certo período (mensal, trimestral, semestral ou anual), detalhando as suas despesas e receitas e calculando o seu lucro ou prejuízo.

Vital para identificar o desempenho financeiro do restaurante, a DRE permite descobrir se as margens podem ser otimizadas e quais custos podem ser cortados.

Balanço patrimonial

Configura um documento fundamental para entender a saúde financeira do empreendimento em determinado momento, considerando os ativos, passivos e o patrimônio líquido do negócio (valor que pertence aos acionistas ou sócios, após subtrair os dois anteriores).

A realização deste documento é imprescindível para que o gestor entenda se o negócio conta com os recursos suficientes para honrar suas dívidas e fazer novos investimentos.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um relatório detalhado das entradas e saídas de recursos durante determinado período. Por isso, ele é fundamental para que o restaurante tenha dinheiro disponível para honrar as suas obrigações e investir em novos projetos, ações e inovação.

Em termos de componentes, este relatório abrange as entradas de dinheiro, como vendas, pagamentos de clientes, empréstimos e financiamentos, saídas de caixa, como despesas e compras de insumos, bem como o saldo de caixa (diferença entre entradas e saídas durante o período).

Faça este relatório incluindo dados confiáveis para garantir que o seu comércio possa manter um bom nível de operação sem enfrentar problemas de liquidez e solvência.

Revise os documentos

Como último passo, é preciso revisar todos os documentos no intuito de garantir que não existam erros. Este processo deve ser cuidadoso, verificando a integridade dos lançamentos, a correspondência das conciliações bancárias e os ajustes contábeis.

Depois dessa análise final, o fechamento contábil estará completo e você terá em mãos demonstrações confiáveis, prontas para serem encaminhadas ao contador.

Evite problemas realizando o correto fechamento contábil

O fechamento contábil é fundamental para conhecer mais detalhes sobre a realidade financeira do pequeno negócio, pois permite identificar pontos críticos e de melhoria, bem como planejar os próximos passos.

Portanto, não podemos ignorá-lo! Inclusive, não fazer o encerramento das contas de um período pode desencadear uma série de transtornos, como problemas fiscais, visão distorcida do contexto financeiro corporativo, tomada de decisões equivocadas e falta de controle sobre o fluxo de caixa.

Evite esses inconvenientes adotando o nosso passo a passo do fechamento contábil para potencializar o processo e assegurar a continuidade do negócio.

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