Gestão de tempo no trabalho: 5 dicas para otimizar a produção
A gestão de tempo é um dos principais desafios enfrentados pelos líderes de pequenos restaurantes. Manter a equipe entrosada e focada na produção requer o domínio das técnicas mais avançadas de administração do tempo.
A cozinha de um restaurante é um espaço de trabalho sob pressão que exige alto rendimento, em que a eficiência caminha de mãos dadas com a excelência. Portanto, cumprir prazos é fundamental para gerar uma boa impressão nos clientes e alavancar a rentabilidade do negócio.
Sejamos sinceros: ninguém gosta de esperar muito tempo por um prato. Quando isso acontece, a tendência é desacreditar o estabelecimento e, inclusive, não o recomendar ao círculo de contatos.
Ao considerar este ponto, você já tem motivos suficientes para embasar a boa gestão do tempo: evitar o descontentamento do cliente, a migração para a concorrência e o acúmulo de detratores da marca.
Além disso, sob a ótica da gestão de pessoas, gerir o tempo de forma adequada favorece o trabalho em equipe, reduz a sobrecarga de funções e atividades, bem como melhora o clima organizacional.
Hoje, focamos a nossa atenção no assunto com diversas dicas valiosas para melhorar a gestão do tempo e ter uma equipe muito mais satisfeita, empolgada com o trabalho e, consequentemente, mais produtiva.
1. Desenvolva um cronograma de produção
Uma boa gestão de tempo em um negócio alimentício requer a elaboração de um cronograma de produção, considerando diversos fatores como:
- número de profissionais;
- definição de tarefas e responsáveis por realizá-las;
- tempo de preparo de cada prato, aproximadamente;
- capacidade de produção da cozinha.
Veja que são vários pontos a ponderar, no entanto, ao estruturá-lo de maneira adequada, não somente ajuda a organizar as diversas etapas do processo, como também melhora o atendimento geral do restaurante.
O pulo do gato é dividir o processo produtivo em etapas, estabelecendo o tempo necessário para a conclusão de cada uma delas. Por exemplo, o tempo de preparo dos ingredientes e de cocção de cada prato, bem como o seu tempo de montagem e de finalização.
Com um cronograma bem alinhado e, principalmente, realista, os cozinheiros podem visualizar o que deve ser feito e quando, evitando correrias de última hora e possíveis atrasos.
Também considere que a eficiência do cronograma se relaciona com o seu grau de flexibilidade. Isto é, ele deve ser suficientemente flexível ao ponto de lidar com imprevistos, respeitando os prazos e a boa execução das tarefas.
2. Confira o cartão de ponto
Controlar o cartão de ponto dos colaboradores é uma das ações mais relevantes em termos de gestão de tempo e produtividade.
Tendo em vista as altas demandas e exigências de uma cozinha de restaurante, é fundamental garantir que a distribuição das atividades seja equilibrada e que todos os colaboradores cumpram com as suas responsabilidades, respeitando o horário de entrada, intervalo e saída.
Além disso, o controle do cartão de ponto por parte dos gestores e chefs de cozinha permite identificar períodos de sobrecarga e se as pessoas estão registrando as horas trabalhadas de maneira adequada.
Este último aspecto é indispensável para evitar erros que acarretem problemas financeiros, como o pagamento incorreto de horas extras trabalhadas e a não compensação de turnos.
Por último, uma boa gestão do cartão de ponto ajuda a garantir o suporte necessário de pessoal nos horários de pico, evitando gaps de atendimento e problemas com o fluxo operacional na cozinha.
3. Avalie o feedback dos clientes
Se você quer otimizar a gestão de tempo no seu restaurante, entenda a percepção dos seus clientes sobre o tempo de espera e a qualidade dos pratos. Esses pontos são cruciais para definir as melhores estratégias sobre como gerenciar o tempo, focando especificamente na satisfação dos consumidores.
Por exemplo, ao fazer uma rápida pesquisa entre os clientes assíduos do restaurante, você poderá ficar sabendo que o tempo de espera é excessivamente longo e que isso afugenta quem entra no estabelecimento pela primeira vez e não conhece a qualidade dos pratos.
Ao constatar esse fato, como gestor de excelência, você precisará revisar todos os processos para identificar inconsistências, revisar os cartões de ponto para verificar o comprometimento da sua equipe e, possivelmente, remanejar as tarefas considerando as competências e diferenciais de cada colaborador.
Seja qual for o resultado da enquete ou pesquisa, preste atenção na opinião dos clientes e adote boas práticas de gestão de tempo em prol da produtividade dos colaboradores e da satisfação dos clientes.
4. Aposte no sistema de metas
Definir metas é fundamental para desenvolver uma boa gestão de tempo na cozinha dos restaurantes. De fato, quando a equipe tem ciência do que espera dela, tende a trabalhar com mais afinco, dedicação e focada nos resultados.
As metas de uma cozinha profissional podem ser diversas, no entanto, a maioria delas se relacionam com a redução do tempo de preparo de um prato, otimização da produtividade e/ou diminuição de desperdícios de insumos.
Ao defini-las, cuide para serem alcançáveis, mensuráveis, específicas, temporais e relevantes, seguindo, assim, a técnica SMART (acrônimo dos termos em inglês).
Veja um bom exemplo de meta baseado nesse modelo.
“Diminuir o tempo de preparo do prato X passando de 35 para 30 minutos durante as atividades no período noturno.”
Além de ser fundamental para a organização das atividades na cozinha e garantir que os tempos de preparo e atendimento sejam cumpridos, o sistema de metas contribui para a satisfação e motivação dos colaboradores, criando um ambiente mais colaborativo, leve (dentro do possível para um restaurante) e produtivo.
5. Otimize a gestão de tempo no trabalho com tecnologias de ponta
Em suma, a adoção de técnicas de gestão do tempo é fundamental para os restaurantes que desejam alavancar a qualidade e celeridade de suas operações.
Criar um cronograma de atividades, revisar o cartão de ponto dos colaboradores, prestar atenção no feedback dos clientes e definir metas SMART são apenas algumas das principais ações relevantes em prol de uma correta gestão de tempo.
Além delas, os donos e gestores de pequenos restaurantes podem aderir a outras iniciativas, como fazer reuniões com a equipe garantindo que todos estejam alinhados quanto às tarefas e metas diárias.
Outra medida relevante é apostar na tecnologia, introduzindo ferramentas que automatizem e acelerem as tarefas, como software de gestão de cozinha, aplicativos de controle de pedidos e sistemas de gestão de estoque.
Ao adotar essas soluções de gestão de tempo, é possível desafogar a carga de trabalho da equipe, possibilitando que ela se preocupe com atividades que, de fato, são relevantes para uma excelente experiência do cliente.
Desta forma, recomendamos adotar um conjunto de medidas que sejam úteis para o seu restaurante e estejam conforme as suas necessidades, lembrando sempre que as tecnologias de ponta, como a inteligência artificial e o big data, são muito importantes para a saúde operacional e financeira de um restaurante.
Gostou do tema de hoje? Estamos curiosos para saber a sua opinião! Participe deixando um comentário em nosso post.
